قبل بضع سنوات فقط، قد كان مسؤولو المدارس في قطر يقضون ساعات يبحثون عن دفاتر الحضور المفقودة، محاولين مطابقة الإيصالات الورقية أو فرز أكوام من استمارات القبول يدوياً. وكان على أولياء الأمور في كثير من الأحيان الوقوف في طوابير طويلة لدفع الرسوم أو الاطلاع على نتائج أبنائهم، بينما كان المعلمون يعانون من تراكم الأعمال الورقية بجانب واجباتهم التعليمية الفعلية. لكن هذا السيناريو كله يتغير الآن. مع الانتقال إلى أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، تتجه المدارس في قطر نحو إدارة أكثر ذكاءً وأسرع وأفتح أوريسون للبرمجيات يتصدر في جعل هذا الانتقال يحدث.
التحديات التي واجهتها المدارس
شهدت العديد من المدارس في قطر، وخاصة المؤسسات الخاصة والدولية، نمواً سريعاً. ومع ذلك، لا يزال عدد كبير منها يعتمد على أنظمة قديمة تعمل يدوياً لإدارة قبول الطلاب، وتتبع الحضور اليومي، ومعالجة الدرجات.
مناطق مختلفة في المدرسة مثل المالية, الموارد البشرية، الأكاديميون و النقلغالبًا ما كانوا يستخدمون برامجهم الخاصة التي لم تكن متصلة. هذا جعل من الصعب على فريق الإدارة الحصول على تقارير دقيقة وكاملة أو متابعة التحديثات التي تحدث في الوقت الحقيقي.
ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP)؟
نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) للمدارس يربط كل وظيفة من وظائف المدرسة، الأكاديمية والمالية والإدارية، على منصة رقمية واحدة.
يشمل أقسامًا مختلفة من أجل:
- إدارة معلومات الطلاب والقبول
- جدولة الحضور والجدول الزمني
- إدارة الرسوم، الرواتب والمحاسبة
- إدارة الموارد البشرية والموظفين
- إدارة المكتبة والنقل
- بوابات أولياء الأمور والطلاب
بدلاً من محاولة إدارة العديد من الأنظمة المنفصلة، تحصل المدارس على طريقة موحدة لعرض جميع عملياتها. هذا يوفر الوقت، ويقلل من الأخطاء، ويساعد الجميع من المدراء إلى أولياء الأمور على البقاء مطلعين بالكامل.
لماذا تتجه قطر نحو نظم تخطيط موارد المؤسسات
تقوم مدارس قطر بإجراء تغييرات لمواكبة رؤية قطر الوطنية 2030، وهي خطة تشجع على استخدام التكنولوجيا الرقمية في كل مجال من مجالات الأعمال. وتحث الحكومة المدارس على إدخال أنظمة جديدة تجعل العمل أكثر كفاءة، وتحافظ على أمان بيانات الطلاب، وتحسن من مستوى المساءلة.
تتوسع المدارس والمؤسسات الدولية التي لديها عدة فروع بسرعة. فهي بحاجة إلى أنظمة يمكن أن تنمو معهم وتعمل باللغتين العربية والإنجليزية. يجب أن تكون هذه الأنظمة قادرة على إدارة عدد كبير من الطلاب بكفاءة، والعمل عبر العديد من الفروع المختلفة والتعامل مع برامج دراسية متنوعة في نفس الوقت.
الفوائد التي تحصل عليها المدارس من نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
تشير المدارس التي تستخدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات من أوريسون إلى تحسن كبير في عدة مجالات:
الأتمتة وتوفير الوقت
الأعمال اليومية مثل تسجيل الحضور، وجمع الرسوم وإعداد التقارير أصبحت تُنجز الآن تلقائياً. المهام التي كانت تستغرق ساعات عديدة أصبحت تنجز فوراً.
اتخاذ القرارات على الفور
يمكن لمديري المدارس والمديرين الاطلاع على لوحات التحكم التي تعرض على الفور الحضور، ودفع الرسوم، وأداء الطلاب جميعها في وقت واحد.
تواصل أفضل
بوابات خاصة للآباء والطلاب تحافظ على تواصل الجميع مع تحديثات فورية ونتائج وإعلانات. هذا يعني عدم الحاجة إلى الورق وعدم وجود أي ارتباك.
إدارة مالية أوضح
لأن أقسام المالية والمحاسبة مدمجة في النظام، يمكن للمدارس متابعة كل معاملة مالية، إدارة ميزانياتها وضمان تقارير واضحة.
القدرة على النمو (القابلية للتوسع)
سواء كانت المدرسة تدير حرمًا واحدًا فقط أو عدة أحرام، فإن نظام تخطيط موارد المؤسسات يساعد في الحفاظ على انتظام العمليات ويوفر سيطرة مركزية على كل شيء.
خاتمة
التحول من إدارة المدارس باستخدام الورق إلى استخدام أنظمة رقمية ممتازة يحدث بالفعل في قطر. المدارس التي بدأت باستخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ترى سير العمليات بسلاسة أكبر، وتحسن التواصل، ويصبح أولياء الأمور أكثر رضا عن الخدمة. أما المدارس التي لا تزال تستخدم الطرق اليدوية، فإن تأجيل التغيير يعرقل التقدم فقط. كلما أسرعوا في تحديث أنظمتهم، كلما تمكنوا من جعل العمل أكثر إنتاجية، وزيادة الشفافية، وبناء الثقة.
في شركة أوريسون للبرمجيات، نحن نفهم المتطلبات الفريدة للمدارس في قطر ونوفر حلول تخطيط موارد المؤسسات المصممة لدعم نموها. نحن ملتزمون بمساعدتكم في جميع مراحل العملية، بما في ذلك إعداد النظام، وتخصيصه، وتقديم الدعم والتدريب. إذا كانت مدرستكم مستعدة للانتقال إلى إدارة أكثر ذكاءً وترابطًا، يرجى التواصل معنا. تبدأ العمليات الأفضل بالنظام الصحيح و نظام/برمجيات إدارة المدرسة قطريُسهّل تلك التحويلة.